دمج المستند أو تصغيره أو إرساله قد يغيّر الأصل.
النسخة الثانية هي الملف المحفوظ قبل ذلك العمل.
إذا خرج العمل خطأ أمكن الرجوع إلى تلك النسخة.
لا يكفي حفظ الملف المرسَل وحده.
النسخة المحذوفة من الرسالة أو التي غيّرها غيرك قد لا تبقى عندك.
نسختك يجب أن تقف في مكان منفصل.
النسخة الثانية من المستند المرسل أو المُعدَّل هي الوسيلة للرجوع إلى الخلف بعد الوقوع في خطأ. إن دمج المستند أو تقليصه أو إرساله قد يؤدي إلى تغيير النسخة الأصلية، وتُعد النسخة الثانية هي الملف المحفوظ قبل القيام بذلك الإجراء، بحيث يمكنك العودة إليها إذا ساءت الأمور.
يحتاج الأشخاص إلى هذا الإجراء عند مشاركة الملفات وإدارتها يومياً. فالاحتفاظ بالملف المرسل وحده لا يُعتبر كافياً، إذ إن النسخة المحذوفة من رسالة ما أو المُغيَّرة بواسطة شخص آخر قد لا تبقى بحوزتك، ولذلك يجب أن تظل نسختك الخاصة في مكان منفصل.
النسخة الثانية هي الطريقة الوحيدة للرجوع بعد الخطأ، حيث يمكن للإجراءات مثل الدمج أو التقليص أو الإرسال أن تغير الأصل، وتسمح لك بالعودة للحالة السابقة.
لا يكفي ذلك أبداً؛ لأن النسخة المحذوفة من رسالة أو المُعدَّلة من قبل شخص آخر قد لا تبقى معك، مما يجعلك عرضة لفقدان البيانات.
يجب أن تجلس نسختك الخاصة في مكان منفصل لضمان بقائها تحت سيطرتك الكاملة بغض النظر عن التغييرات التي تحدث في الرسائل.
