Belge bir işi veya bilgiyi sonra okumak için saklanan dosyadır.
Mektup, form, sözleşme sayfası ve taranmış kâğıt bu anlamda belgedir.
Fotoğraf albümü veya müzik dosyası genellikle bu iş için tutulmaz.
Belgenin değeri açılıp okunabilmesindedir.
Adı açık, sayfa sırası düz ve ikinci kopyası olan belge gönderilince az sorun çıkarır.
Belge, okunabilmesi, saklanabilmesi ve gönderilebilmesi için tutulan bir dosyadır. Bir görevi yerine getirmek ya da bir bilgiyi daha sonra okuyabilmek için kullanılır. Mektup, form, sözleşme sayfası ve taranmış bir kağıt bu tanıma uyan belgelerdir. Fotoğraf albümü ya da müzik dosyası genellikle bu amaçla tutulmaz.
Belge, kolayca açılıp okunabildiğinde faydalıdır. Açık bir ad, doğru sayfa sırası ve ikinci bir kopya, gönderilirken ortaya çıkabilecek sorunları azaltır. Böylece içerik kaybolmaz ve ihtiyaç anında hızlıca erişilebilir.
Belge belirli bir görev veya bilgi için saklanırken, fotoğraf albümü görüntü sergilemek içindir; bu yüzden genellikle belge olarak kabul edilmez.
İçeriği yansıtan açık ve açıklayıcı bir ad seçin; bu, dosyanın daha sonra bulunmasını ve paylaşılmasını kolaylaştırır.
Yedek kopya, kayıp, bozulma veya gönderim hatalarına karşı koruma sağlar ve bilginin güvenli ve erişilebilir kalmasını temin eder.
